Read Time:12 minsLanguages:url-selector#selectionChanged" data-controller="url-selector">Englishالعربية/عربيEspañolBahasa IndonesiaItalianoMelayuPусскийTiếng ViệtHộp thư đến email của bạn dưng như luôn trong trạng thái đầy ắp các tin nhắn mới, Quyết định phải làm gì với mỗi thư đến có vẻ là quá sức đối với bạn" /> Read Time:12 minsLanguages:url-selector#selectionChanged" data-controller="url-selector">Englishالعربية/عربيEspañolBahasa IndonesiaItalianoMelayuPусскийTiếng ViệtHộp thư đến email của bạn dưng như luôn trong trạng thái đầy ắp các tin nhắn mới, Quyết định phải làm gì với mỗi thư đến có vẻ là quá sức đối với bạn" />

CÁCH TẠO RULE TRONG OUTLOOK 2016

post-promotion-placement#checkSidebarAdDisplayCondition" data-controller="sticky-ad post-promotion-placement">
Read Time:12 minsLanguages:url-selector#selectionChanged" data-controller="url-selector">Englishالعربية/عربيEspañolBahasa IndonesiaItalianoMelayuPусскийTiếng Việt

Hộp thư đến email của chúng ta dưng như luôn trong tinh thần đầy ắp các tin nhắn mới. đưa ra quyết định phải làm gì với từng thư đến có vẻ như là thừa sức đối với bạn. Chúng ta thậm chí hoàn toàn có thể trả lời trễ một lá thư quan trọng vì các bạn không thấy nó trong mớ tính phức tạp đó. Tạo những quy tắc (Rules) trong MS Outlook rất có thể giúp bạn.

Bạn đang xem: Cách tạo rule trong outlook 2016

Nếu chúng ta biết cách cấu hình thiết lập quy tắc trong Outlook, các bạn có thể an tâm rằng những thư điện tử tương tự luôn luôn được team lại với nhau. Biện pháp này để giúp đỡ bạn ưu tiên thư đến và được bố trí theo trật tự. Chúng ta có thể sử dụng những quy tắc Outlook để giải quyết các nhiều loại thư thư điện tử mà bạn thường xuyên nhận như thư phiên bản tin và những thông báo. Bạn thậm chí có thể cấu hình thiết lập một nguyên tắc để tự động xóa một vài loại thư điện tử nhất định.

Trong bài hướng dẫn này, shop chúng tôi sẽ trả lời cho câu hỏi: Một luật lệ trong Outlook là gì? Bạn cũng biến thành biết được những tạo phép tắc trong Outlook và biết phương pháp nhập và xuất những quy tắc Outlook. Cuối cùng, công ty chúng tôi sẽ phía dẫn cho mình cách sửa đổi và xóa những quy tắc trong Out look.

Hướng dẫn về Inbox Zero Mastery (Tải ebook miễn phí)

Trước khi tìm hiểu về cách sử dụng Microsoft Outlook, hãy bảo vệ tải ebook miễn phí: The Ultimate Guide lớn Inbox Zero Mastery. Nó kèm theo với những chiến lược và thủ thuật hay duy nhất về cấu tạo email để thống trị tất cả những email đến hiệu quả hơn.

*
*
*

Bây giờ bọn họ sẽ mày mò về các quy tắc (Rules) trong MS Outlook nhé.

Rules vào Outlook là gì (và bọn chúng được sử dụng như thế nào?)

Bạn rất có thể sẽ thắc mắc: nguyên tắc (Rules) là gì? Một phép tắc trong Microsoft Outlook là một trong những quy trình tự động thực hiện tại khi thỏa mãn nhu cầu các đk đặt ra. Chúng ta có thể định nghĩa những điều khiếu nại đó cho 1 quy tắc bằng cách sử dụng công cụ Outlook’s Manage Rules và Alerts. Một quy tắc rất có thể giúp chúng ta tiết kiệm tương đối nhiều thời gian nếu như bạn thường phải triển khai các hành vi giống nhau trong các email tương tự.

Outlook cũng có thể có một Rules Wizard có sẵn để gia công cho quá trình tạo ra các quy tắc dễ dàng hơn. Rules Wizard thường sử dụng những quy tắc đã có được thiết lập. Tất cả những điều bạn phải làm là tùy chỉnh cấu hình từng quy tắc trong Wizard đó với các lựa chọn của riêng bạn.

Làm ráng nào nhằm tạo những quy tắc vào MS Outlook bằng phương pháp sử dụng Rules Wizard (Video)


*


vào screencast trên, tò mò cách sử dụng Rules Wizard trong Microsoft Outlook. Hoặc đọc những hướng dẫn được viết toàn vẹn để giúp bạn tạo cùng sửa đổi những quy tắc vào Outlook.

1. Làm cụ nào để di chuyển một thư vào một thư mục bằng phương pháp sử dụng Rule

Theo quy tắc thông dụng nhất mà lại mọi bạn tạo ra, kia là tự động hóa gửi những lá thư độc nhất vô nhị định mang lại một thư mục. Chúng ta có thể thực hiện câu hỏi này một cách nhanh lẹ và thuận tiện bằng đường tắt vào Outlook này. Đường tắt này cũng gồm một vài tác vụ phổ biến khác.

Bắt đầu bằng hộp thư thư điện tử mở. Lựa chọn thư mà các bạn muốn tự động di chuyển vào một trong những thư mục bằng cách nhấp vào nó. Nhấp trang chủ > Rules. Chọn Create Rule từ trình 1-1 thả xuống. Vỏ hộp thoại Create Rule xuất hiện:

*
*
*
Phần trên của hộp thoại Create Rule đã có điền rất đầy đủ dựa trên email mà chúng ta đã chọn.

Lưu ý phía trên cùng của vỏ hộp thoại này đã có điền với ngôi trường From, Subject, và to từ thư điện tử đã chọn của bạn. Để lựa chọn 1 hoặc nhiều những điều khiếu nại như vậy, chỉ cần đơn giản khắc ghi vào vỏ hộp kiểm ở bên trái của chúng. Bạn có thể nhập một nhà đề new và / hoặc chọn 1 người nhận thư điện tử mới (nếu bạn có tương đối nhiều email giữ hộ vào hộp thư cho của bạn).

Ở phần dưới cùng, bạn cũng có thể chọn buổi tối đa bố tác vụ để thực hiện trên một email để đáp ứng các tiêu chí đã xác định.

Hiển thị e-mail trong cửa sổ New thành tích Alert trên máy tính xách tay của bạn. Phát music khi một thư điện tử đến đáp ứng tiêu chí đặt ra. Dịch chuyển thư vào trong 1 thư mục chúng ta chọn
Chọn một hoặc các tác vụ từ bỏ danh sách. Xác minh những tác vụ kia và tiếp nối nhấp vào nút OK để lưu các lựa lựa chọn của bạn. Liên tiếp nhấn OK. Một vỏ hộp nhắc lộ diện để hỏi bạn cũng muốn chạy phép tắc trên thư điện tử đã bao gồm trong hộp thư đến của bạn không. Chúng ta đã vừa chế tạo ra một quy tắc.

2. Cách áp dụng Rules Wizard

Nếu bạn cần thêm những tuỳ chọn cho quy tắc MS Outlook của mình, hãy sử dụng Rules Wizard. Bước đầu nào:

Bước 1. Truy vấn vào Rules Wizard

Mở hộp thư email của bạn. Nhấp vào tab File. Cửa sổ Account Information sẽ hiển thị:

*
*
*
Từ hành lang cửa số Account Information, hãy nhấp vào vỏ hộp Manage Rules & Alerts.

Nhấp vào vỏ hộp Manage Rules & Alerts để truy vấn vào vỏ hộp thoại Rules and Alerts:

*
*
*
Chọn tùy lựa chọn New Rule.

Nhấp vào tùy lựa chọn New Rule ở phía trên bên trái của hộp thoại. Rules Wizard xuất hiện:

*
*
*
Màn hình thứ nhất của Outlook Rules Wizard.

Chú ý: chúng ta có thể truy cập vào Rules Wizard trường đoản cú Advanced Option của vỏ hộp thoại Create Rule.

Bước 2. Chọn 1 mẫu tự Outlook Rules Wizard

Ở phía bên trên cùng của Rules Wizard, bạn sẽ thấy một danh sách những mẫu luật lệ được xác minh trước trong nhị mục:

Giữ lại bố trí (Stay Organized) giữ lại lại cho đến ngày (Stay Up to Date)

Bạn cũng biến thành thấy mục Start xuất phát điểm từ 1 quy tắc trống. Bạn sẽ sử dụng mục này để sản xuất một quy tắc nếu bạn không muốn bắt đầu bằng một trong những mẫu đã được khẳng định trước.

Xem lại danh sách mẫu quy tắc hiện bao gồm và nhấp vào mẫu tương xứng với nhu cầu của doanh nghiệp để chọn nó. Tiếp nối nhấp vào nút Next. Với mục tiêu của bài hướng dẫn này, tôi đã chọn mẫu "Move messages from someone lớn a folder". Nếu như bạn chọn một mẫu khác, các lựa chọn của chúng ta cũng có thể khác nhau.

Bước 3. Thiết lập cấu hình các điều kiện quy định

Sau lúc bạn lựa chọn một mẫu với những quy tắc, Rules Wizard đã hiển thị một danh sách các điều khiếu nại để vận dụng cho chủng loại đó cùng với một hộp kiểm theo từng điều kiện:

*
*
*
Chọn các điều kiện mang đến quy tắc của bạn

Chọn hộp lân cận cho mỗi điều kiện mà bạn muốn áp dụng quy tắc. Các điều kiện các bạn đã chọn mở ra trong hộp bên dưới Bước 2 trong Rules Wizard. để ý các hyperlink trong mỗi điều kiện. Nhấp vào từng hyperlink để thiết lập cấu hình quy tắc với yêu cầu riêng của bạn. Dưới đây là ví dụ về mọi gì lộ diện khi tôi nhấp vào hyperlink quan trọng:

*
*
*
Bạn rất có thể chọn mức độ đặc biệt quan trọng cho đều email bạn muốn áp dụng quy tắc.

Tiếp tục click chuột mỗi hyperlink để tạo điều kiện rõ ràng cho yêu cầu của bạn. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào nút Next .

Bước 4. Tùy chỉnh cấu hình Rule Actions

Khi chúng ta đã cấu hình thiết lập các điều kiện quy tắc, chúng ta đã sẵn sàng chuẩn bị để tùy chỉnh thiết lập tác vụ của quy tắc đó. Rules Wizard hiển thị những tác vụ khác nhau mà bạn có thể áp dụng đến quy tắc này:

*
*
*
Chọn một tác vụ để thực hiện cho những thư đáp ứng các điều kiện.

Màn hình này vận động giống như màn hình hiển thị Rules Wizard trước đó. Chọn các tác vụ bạn có nhu cầu thêm vào quy tắc này bằng phương pháp chọn vỏ hộp kiểm cạnh bên mỗi tác vụ sẽ chọn. Nhấp vàohyperlink trong phân đoạn bước 2 của màn hình để triển khai cho tác vụ cụ thể hơn. Khi bạn đã hoàn tất các lựa lựa chọn của mình, hãy nhấp vào nút Next để chuyển sang screen tiếp theo vào Rules Wizard.

Bước 5. Cấu hình thiết lập ngoại lệ mang đến Quy tắc

màn hình Rules Wizard tiếp theo rất như là với nhị phần trước, quanh đó trong trường phù hợp này, bạn đang định nghĩa các trường phù hợp ngoại lệ bất kỳ cho quy tắc. Khi chúng ta đã hoàn thành xác định các ngoại lệ quy tắc, hãy nhấp vào nút Next một lượt nữa.

Bước 6. Đặt tên mang đến Quy tắc và bật nó lên

Trong màn hình hiển thị Rules Wizard cuối cùng, bạn sẽ được cảnh báo đặt tên đến rule đó:

*
*
*
Khi chúng ta đã xác định quy tắc trong Outlook, bạn đã chuẩn bị để đặt tên cho quy tắc đó.

Nhập tên luật lệ vào ô chỉ định. Nếu bạn muốn thực hiện nay quy tắc đó so với thư hiện nay có, hãy khắc ghi vào ô sát bên hộp đầu tiên. Để bật quy tắc, lưu lại vào ô đồ vật hai. Trường hợp bạn có không ít tài khoản, nên lựa chọn ô vật dụng ba.

khi bạn đã hoàn chỉnh việc tùy chỉnh thiết lập quy tắc, hãy nhấp vào nút Finish. Hộp thoại Rules và Alerts xuất hiện. Nhấp vào Apply và sau đó nhấp vào Ok để kích hoạt phép tắc đó.

Bạn đã tạo thành một phép tắc trong MS Outlook!

4. Làm cố gắng nào nhằm nhập hoặc xuất một quy tắc

Các quy tắc rất có thể được nhập hoặc xuất. Điều này rất có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn chuyển sang một phiên bạn dạng Outlook khác. Tôi cũng hoàn toàn có thể sử dụng nhân kiệt này để share các phép tắc Outlook trong những người dùng Outlook khác nhau.

Xem thêm: Tải Video Ngoại Tuyến Trên Youtube

Chú ý: giả dụ quy tắc được xuất có liên quan đến một thư mục ví dụ hoặc bất kỳ nội dung ví dụ nào không giống cho e-mail của bạn, thì Outlook đã nhập nguyên tắc đó đề nghị vào cùng một thư mục.

Bắt đầu nào

cách 1: Xuất một Quy tắc

Bắt đầu bằng mở vỏ hộp thư email mở của bạn. Nhấp vào tab File. Hành lang cửa số Account Information vẫn hiển thị. Nhấp vào hộp Manage Rules & Alerts để truy vấn vào hộp thoại Rules and Alerts. Nhấp vào Options từ trình solo ở đầu màn hình. Vỏ hộp thoại Options xuất hiện:

*
*
*
Bạn hoàn toàn có thể xuất những quy tắc mà các bạn đã tạo.

Lưu ý: bạn có thể truy cập vỏ hộp thoại Rules and Alerts từ tùy chọn Rules dưới tab Home trên ribbon của bạn.

Nhấp vào nút Export Rules. Cửa sổ File Explorer mở ra:

*
*
*
Nhập tên tệp của quy tắc bạn có nhu cầu xuất.

Điều hướng đến thư mục nơi bạn có nhu cầu lưu tệp những quy tắc sẽ xuất của mình. Nhập tên của tệp mà bạn có nhu cầu lưu trữ các quy tắc và nhấp vào Save.

Bước 2. Nhập một Quy tắc

Quy trình nhập một quy tắc y như quy trình xuất quy tắcvới một vài ba sự khác biệt.

Bắt đầu bằng hộp thư email mở của bạn. Nhấp vào tab File. Cửa sổ Account Information đang hiển thị. Nhấp vào vỏ hộp Manage Rules và Alerts để truy cập vào vỏ hộp thoại Rules và Alerts. Nhấp vào Options từ trình đơn ở đầu màn hình.

Khi vỏ hộp thoại Options xuất hiện, nhấp vào Import Rules thay do Export Rules. Khi cửa sổ File Explorer mở ra, điều hướng đến thư mục nơi bạn đã sở hữu các quy tắc nhập vào được lưu. Nhấp vào thương hiệu tệp để lựa chọn và nhấp vào Open. Nhấp OK để nhập quy tắc đó.

Lưu ý: Nếu một số thông số bị thiếu so với quy tắc nhập, bạn sẽ nhận được thông tin lỗi. Ví dụ, ví như một folder được sử dụng bởi quy tắc không được tùy chỉnh cấu hình trong thư điện tử của bạn.

5. Làm rứa nào để sửa một Quy tắc

Giả sử bạn đã có một nguyên tắc được cấu hình thiết lập để xử lý một loại e-mail nhất định vào Outlook, nhưng bạn phải thay đổi quy tắc đó. Cùng với Outlook, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa một nguyên tắc hiện bao gồm để thay đổi nó. Đây là biện pháp thực hiện:

Bước 1. Mở vỏ hộp thoại vỏ hộp thoại Rules and Alerts

Bắt đầu bởi hộp thư đến của khách hàng mở. Nhấp vào file > Manage Rules và Alerts. hộp thoại Rules and Alerts sẽ mở ra:

*
*
*

Chọn một nguyên tắc từ danh sách. Nhấp vào tùy chọn Change Rule ở phía trên cùng của hộp thoại. Menu pop-up Change Rule xuất hiện:

*
*
*
Bạn gồm thể biến hóa tên của một quy tắc hiện bao gồm trong Microsoft Outlook.

Lưu ý: bạn cũng có thể đến thực đơn pop-up này từ Rules> Manage Rules & Alerts> Change rule bên trên tab Home trong hộp thư Outlook của bạn.

từ bỏ trình đối kháng này, các bạn có bố lựa chọn:

chỉnh sửa nhiều tùy chỉnh cấu hình quy tắc tại một thời điểm mau lẹ đổi tên quy tắc

nhanh nệm thêm hoặc biến đổi một tác vụ quy tắc 1-1 lẻ

Chúng ta hãy coi từng tùy chọn này nhé.

Bước 2. Sửa đổi nhiều tùy chỉnh cấu hình Quy tắc

Để chỉnh sửa nhiều tùy chỉnh quy tắc, hãy nhấp vào tùy lựa chọn Edit Rule Settings trên trình solo thả xuống Change Rule. Khối hệ thống sẽ lật lại Rules Wizard mang đến quy tắc đã chọn. Thực hiện Rules Wizard để thay đổi các điều kiện, tác vụ và những ngoại lệ.

Bước 3. Mau lẹ đổi thương hiệu Quy tắc

Nếu tất cả những gì bạn có nhu cầu làm là đổi tên các quy tắc vẫn chọn, bạn không nhất thiết phải mở lại Rules Wizard nữa. Cầm cố vào đó, lựa chọn tùy chọn Rename Rule từ thực đơn Change Rule. Hệ thống sẽ nhắc chúng ta nhập tên bắt đầu cho quy tắc đang chọn:

*
*
*
Bạn rất có thể đổi tên một quy tắc trong Microsoft Outlook.

Khi các bạn nhập hoàn thành tên quy tắc, nhấp vào nút OK.

Bước 4. Thêm hoặc thay đổi một hoặc nhiều tác vụ Quy tắc

Cũng không nhất thiết phải mở lại Rules Wizard nếu tất cả những gì bạn muốn làm là biến đổi một số tác vụ thông thường. Trình 1-1 Change Rule bật lên có một vài phím tắt cho những tác vụ thông thường bên dưới tùy chọn Rename Rule:

*
*
*
Bạn bao gồm thể biến hóa một vài tác vụ Rule của Microsoft mà không buộc phải mở lại Rules Wizard.

Các tác vụ mở xuất hiện thêm với hộp greed color xung quanh biểu tượng tác vụ đó trong trình solo pop-up. Để bật hoặc tắt một tác vụ mang lại quy tắc đã chọn, chỉ việc đơn giản nhấp vào nó.

Đối với một trong những tác vụ, kia là tất cả những gì bạn cần làm. Đối với các tác vụ khác, vỏ hộp thoại thứ hai hiển thị khi bạn thêm hành động đó. Vỏ hộp thoại lắp thêm hai được cho phép bạn đưa thông tin cụ thể hơn.

Ví dụ: nếu như bạn nhấp vào tùy chọn Copy lớn Folder, thì một hộp thoại sẽ mở ra để bạn cũng có thể chọn đúng thư mục:

*
*
*
Bạn hoàn toàn có thể sao chép một luật lệ trong Microsoft Outlook.

Khi các bạn đã hoàn tất thay đổi cho quy tắc đã chọn, hãy nhấp vào OK trên hộp thoại Rules và Alerts.

6. Làm chũm nào để Xóa một Quy tắc

nếu bạn không hề cần một quy tắc, bạn có thể xóa nó đi. Bước đầu bằng biện pháp mở vỏ hộp thư mang đến của bạn. Nhấp vào File > Manage Rules & Alerts. Vỏ hộp thoại Rules & Alerts vẫn mở ra:

*
*
*
Trong Outlook, chúng ta cũng có thể xóa các quy tắc cơ mà bạn không hề cần nữa.

Lưu ý: chúng ta cũng có thể truy cập vào vỏ hộp thoại Rules và Alerts từ Rules > Manage Rules & Alerts trên tab Home trong hộp thư mang lại Outlook của bạn.

Chọn phép tắc mà bạn muốn xóa bằng phương pháp nhấp vào hộp kiểm bên cạnh. Sau đó, nhấp vào tùy chọn Delete (trông giống hệt như dấu X) bên trên menu phía trên cùng của hộp thoại Rules and Alerts. Một lốt nhắc lộ diện hỏi nếu khách hàng thực sự muốn: Delete rule . Nhấp vào Yes, sau đó nhấp vào nút OK ngơi nghỉ cuối cửa sổ Rules and Alerts.

Tìm phát âm thêm về Outlook

Nghiên cứu các hướng dẫn dưới để đọc thêm về MS Outlook:

Các lời khuyên với chiến lược e-mail hữu ích hơn

Đừng quên đăng ký bạn dạng tin Tuts + annexsport.store và sở hữu eBook miễn phí của bọn chúng tôi: The Ultimate Guide khổng lồ Inbox Zero Mastery. Nó bao hàm các chiến lược tổ chức triển khai hộp thư và các thủ thuật hàng đầu để thống trị tất cả các email đến công dụng hơn.

*
*
*

Kết luận

Giữ các thư trong vỏ hộp thư của khách hàng được sắp xếp bằng cách sử dụng các quy tắc của Outlook. Chúng ta có thể tự động sắp xếp thư vào các thư mục ưa thích hợp bằng phương pháp thiết lập các quy tắc vào Outlook. Hiện nay bạn đã hiểu cách thức sử dụng các quy tắc của Outlook, thư của bạn sẽ luôn được xử lý đúng cách dán và hộp thư đến của các bạn sẽ có tổ chức.