CÁCH TRỘN THƯ TRONG WORD 2013

Trộn thư(mail merge) vào Word 2013, là phương pháp làm kết quả nhất đối với cách truyền thống lâu đời gõ ngôn từ từng thư mời, dễ sai sót, gặp lỗi. Tuy vậy tính năng hơi rất hữu dụng nhưng có rất nhiều bạn không biết đến kỹ năng trộn thư này. Bởi vì vậy, hôm nay mình vẫn hướng dẫn bí quyết trộn thư trong Word 2013 một bí quyết dễ dàng. Các bạn hãy cùng chúng tôi theo dõi nội dung bài viết bên dưới nhé.

Bạn đang xem: Cách trộn thư trong word 2013

Hướng dẫn giải pháp trộn thư vào Word 2013

1.Giới thiệu sơ lược về tính chất năng Mail Merge vào Word

Trộn thư hay nói một cách khác là Mail Merge, là 1 trong những tính năng có sẵn trong Microsoft từ rất nhiều phiên bạn dạng rất lâu, từ version 2003 đến version 2019. Nhân kiệt này đã giúp cho các bước soạn thảo văn phiên bản để giữ hộ thư mời được trở yêu cầu chanh chóng, ngày tiết kiệm thời gian đáng kể, cố vì phải nhập thủ công bằng tay mất khá nhiều thời gian. Do vậy, một số bạn lúc đã biết đến tính năng này trong word thì chúng ta đó hết sức thích sử dụng. Trong bài xích này, mình sẽ hướng dẫn triển khai cách trộn thư trong word phiên phiên bản 2013.


2.Hướng dẫn giải pháp trộn thư vào word 2013.

Giả sử bọn họ có chủng loại thư mời gồm các thông tin về: họ tên, Địa chỉ, Giới tính, Năm sinh như hình mặt dưới.

cách trộn thư trong Word 2013

Và file dữ liệu excel như sau:

*
cách trộn thư vào Word 2013

Cách thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Mở mẫu mã thư mời, trên thanh Ribbon các bạn chọn tab Mailings >Start Mail Merge >Step by Step Mail Merge Wizard.

*
cách trộn thư vào Word 2013

Bước 2: lộ diện hộp thoại Mail Merge ngơi nghỉ phía bên bắt buộc Word, các các bạn sẽ có 5 chọn lựa như sau.

*
cách trộn thư vào Word 2013Letters: Thư, thư mờiEmail messenger: tin nhắn emailEnvelopes: Bìa thư, phong bìLabels: Nhãn, nhãn vởDirectory: Danh mục, thư mục

Tùy vào nhu cầu sử dụng mà các bạn chọn tuấn kiệt tương ứng, thường chạm mặt nhất vẫn luôn là Letters (thư mời).

Tiếp theo chúng ta nhấn Next: Starting Document để tới bước tiếp theo.

Bước 3: Tiếp tục, họ sẽ gồm 3 lựa chọn như hình.

*
cách trộn thư trong Word 2013Use the current ducument: sử dụng văn bản hiện tạiStart from a template: ban đầu 1 bạn dạng mẫuStart from existing document: bắt đầu từ 1 văn phiên bản có sẵn mà các bạn chưa mở lên

Như ngơi nghỉ trên họ đã gồm sẵn mẫu mã thư mời đề nghị sẽ chọn Use the current ducument và nhấn lựa chọn Next: Select recipient.

Bước 4: Tiếp theo, chúng ta lựa chọn dữ liệu đề chèn vào trong file Word theo từng hàng, và chúng ta cũng có 3 lựa chọn.

*
cách trộn thư vào Word 2013Use an existing list: Sử dụng danh sách có sẵnSelect from Outlook Contact: Sử dụng danh sách trên OutlookType a new list: tạo ra danh sách mới

Thông thường xuyên thì chúng ta đã chế tạo ra sẵn list rồi và thường thực hiện file excel làm danh sách, các bạn chọn Use an existing list và nhấn vào Browse nhằm trỏ tới tệp tin danh sách.

*
cách trộn thư trong Word 2013

Bước 5: hộp thoại Select table mở ra, chúng ta chọn đúng sheet chứa tài liệu và thừa nhận OK.

Xem thêm: Mơ Thấy Cá Đánh Con Gì? Con Cá Số Mấy Trong Xổ Số, Lô Đề Đánh Con Gì Trúng Lớn

*
cách trộn thư vào Word 2013

Bước 6: họ sẽ có một danh sách khách mời, phần option họ cũng có 1 số lựa chọn.

*
cách trộn thư trong Word 2013Sort: bố trí lại dữ liệu khách mời theo trường như thế nào đó, tùy vào các trường hợpFilter: lọc ra đông đảo danh sách quan trọng trong list dàiFind duplicates: tìm kiếm những tài liệu giống nhau để xóa điValidate adress: chứng thực địa chỉ

Thông thường chúng ta sử dụng tài năng sort, tiếp nối là filter nhằm lọc lại tài liệu cần thiết.

Giả sử ở đây mình lọc thử dữ liệu, chỉ mời mọi khách nam nữ là Nam cùng năm sinh lớn hơn hoặc = 1988.

cách trộn thư vào Word 2013

Chúng ta vẫn thử xem kết quả, nếu vừa ý nhấn OK, còn nếu bạn không hy vọng lọc nữa thì nhấn Clear All để xóa không còn lọc và quay trở về danh sách khoác định ban đầu.

cách trộn thư trong Word 2013

Bước 8: tiếp tục nhấn Next: Write your letter.

cách trộn thư trong Word 2013

Bước 9: Tại bước này bọn họ sẽ chọn More items để xử lý.

cách trộn thư trong Word 2013

Cụ thể, các bạn nhấn nhỏ trỏ con chuột vào vị trí phải chèn trên chủng loại thư với những trường tương ứng, rồi lựa chọn trong danh sách Database Fields và nhấn Insert.

cách trộn thư vào Word 2013

Bước 10: sau thời điểm chèn hết chúng ta sẽ gồm dạng như sau, đồng thời nhận Next: Preview your letter để Word bắt đầu trộn thư.

cách trộn thư trong Word 2013

Bước 11: sau khi trộn thư xong, chúng ta có thể xem trước kết quả bằng cách click vào các mũi tên trước sau giúp xem kết quả. Nếu tất cả đã chính xác, chúng ta nhấn Next: Complete the merge.

cách trộn thư vào Word 2013

Bước 12: Cuối cùng, họ đã kết thúc việc trộn thư trong Word 2013, các bạn cũng có thể chọn 2 chọn lựa sau.

Print: In tất cả các thư mời đã trộn raEdit individual letters: sửa đổi thêm tin tức cá nhân

Lưu ý: Trong file Excel chỉ nên chứa nội dung cần trộn, vào dòng trước tiên trong Excel, chỉ có chứa tiêu đề các trường không chứa loại trống phía bên trên để việc trộn thư diễn ra tác dụng hơn. Tùy thuộc theo nhu cầu, các chúng ta cũng có thể in toàn bộ các thư mời tốt xem lại và sửa đổi lại các thông tin sao để cho chính xác.

Như vậy, mình đã hướng dẫn dứt cách trộn thư vào word 2013. Hy vọng, với nội dung bài viết này đã giúp chúng ta làm việc kết quả hơn, tiết kiệm ngân sách thời hơn trong công việc của mình. Nếu các bạn có bất cứ thắc mắc nào thì nên để comment phía dưới nhé.