QUẢN LÝ KHO HÀNG BẰNG EXCEL

Quản lý kho được xem “xương sống” trực tiếp ảnh hưởng đến mọi hoạt động vui chơi của doanh nghiệp. Những doanh nghiệp vừa và nhỏ có con số hàng hóa không thực sự lớn thường thống trị kho đồ tư bởi Excel để tối ưu bỏ ra phí. Mặc dù việc sử dụng Excel để cai quản kho đòi hỏi các kỹ năng nhanh tinh tế và thiết yếu xác. Trong bài viết dưới đây, annexsport.store vẫn hướng dẫn bạn cách thống trị kho bằng Excel và đưa về các mẹo hữu dụng trong việc xây dựng và sử dụng file Excel cai quản kho đối chọi giản.

Bạn đang xem: Quản lý kho hàng bằng excel


Những hàm chính được sử dụng trong Excel để quản lý khoCác mẹo khi cai quản kho hàng bằng Excel hoặc Google SheetsƯu với nhược điểm của việc thống trị kho bởi Excel/Google SheetsNhững vì sao bạn đề xuất chuyển sang sử dụng phần mềm làm chủ kho siêng nghiệpGiới thiệu ứng dụng annexsport.store với Module quản lý kho

File Excel làm chủ kho

Mỗi sản phẩm & hàng hóa lại tất cả các đặc thù khác nhau, gồm loại thống trị theo seri/Imei, bao gồm loại làm chủ theo lô date, bao gồm loại lại thống trị theo thành phần,..Hãy bảo đảm rằng, bạn đã sở hữu trong tay file cai quản kho Excel tương xứng với mặt hàng mà ai đang kinh doanh, tránh tình trạng bán sản phẩm công nghệ lại thiết lập file cai quản kho sản phẩm thời trang, thực phẩm.

Bạn có thể tải chủng loại file excel cai quản kho tổng quát và thêm bớt những hàng cột sao cho tương xứng với sản phẩm mà bạn kinh doanh. Chẳng hạn, với các loại mỹ phẩm có hạn sử dụng, bạn cũng có thể bổ sung thêm cột lô date từ kia để nhận thấy được lô hàng này còn có hạn áp dụng đến bao giờ. Với hàng seri/imei, bạn hãy bổ sung thêm cột serie/imei để sở hữu thể cai quản lượng hàng tồn kho bằng mã imei bao gồm xác.


*

Trong tệp tin Excel quản lý kho này các bạn cần những trường thông tin sau:

Xuất khoNhập khoTồn kho

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, Excel là giải pháp cai quản kho đối chọi giản, dó kia nó không cân xứng để làm chủ lượng hàng hóa lớn với hàng ngàn cột thông tin. Nếu thống trị lượng hàng hóa lớn như vậy bởi Excel, bạn có thể mất những thời gian đo lường đồng thời rất cạnh tranh theo dõi và cập nhật.

Quản lý sản phẩm tồn kho bởi Excel là giữa những cách giúp người sở hữu cửa hàng bé dại quản lý sản phẩm & hàng hóa một cách dễ dàng và dễ dàng hơn. Đây là phương pháp được những chủ cửa hàng sử dụng để kiểm soát điều hành số lượng hàng hóa tồn kho.

Những hàm chủ yếu được sử dụng trong Excel để thống trị kho

Một điều cực kì quan trọng để bạn sử dụng file excel thống trị kho một cách thuận tiện nhất kia là đề xuất nắm được những kiến thức và kỹ năng cơ bản về excel. KiotViet sẽ share một số hàm cơ bạn dạng để bạn làm việc xử lý các dữ liệu cấp tốc nhất.

Hàm search kiếm


*

Hàm search kiếm là hàm được áp dụng thường xuyên đối với các nhân viên kế toán kho. Hàm tìm kiếm dùng để làm tìm kiếm trả về tên đơn hàng, mã hãng,… giỏi các thông số về khách hàng, người tiêu dùng hàng,… Hàm tìm kiếm kiếm có hàm VLOOKUP với HLOOKUP.

Trong đó, hàm VLOOKUP góp tìm kiếm cùng tham chiếu đến những dữ liệu dạng cột.

Công thức: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,)

Hàm HLOOKUP giúp chúng ta tìm kiếm quý hiếm ở sản phẩm ngang.

Công thức: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num,)

Hàm điều kiện IF

Hàm điều kiện IF là hàm cũng hay được dùng trong kế toán kho. Hàm IF trả về giá trị 1 nếu đk đúng và trả về quý hiếm 2 nếu điều kiện sai. Hàm IF thường xuyên được dùng làm lập bảng biểu thống trị hàng hóa xuất nhập.

Công thức: IF(logical_test,,)

Hàm tổng có điều kiện SUMIF

Hàm SUMIF dùng để làm tính tổng, so với một nhân viên cấp dưới kế toán kho thì đây là hàm được thực hiện nhiều nhất. Hàm sẽ trả về giá bán tổng của những ô yêu cầu tính. Tuy nhiên, tổng này phải vừa lòng được các vùng đk đã chuyển ra.

Công thức: SUMIF(range,criteria,)

Hàm LEFT

Trong Excel, hàm LEFT được sử dụng nhằm mục tiêu mục đích lấy những ký trường đoản cú phía phía trái của một chuỗi văn bản.

Công thức: LEFT(ô cất chuỗi đề nghị lấy, số ký tự mong lấy)

Hàm LEN

Hàm LEN được thực hiện để đếm tổng số cam kết tự.

Công thức: LEN(ô đựng chuỗi buộc phải đếm)

Ngoài ra, hàm LEN cũng có tác dụng đếm tổng chữ số, vần âm và khoảng tầm trắng.

Hàm SUBTOTAL

Hàm SUBTOTAL được thực hiện với mục đích giám sát và đo lường một nhóm con trong một list hoặc bảng dữ liệu. Tùy trực thuộc vào các phép tính mà người sử dụng rất có thể chọn vào đối số.

Công thức: SUBTOTAL(Đối số đề nghị tính)

Quản lý kho cùng với Google Sheets


*

Quản lý kho bởi Google Sheets tuyệt Google Drive mang lại cho chính mình lợi ích lớn nhất đó là nó có thể chấp nhận được nhiều bạn cùng nhập tài liệu được. Dưới đây là cách thống trị kho bằng Google Sheets:

Bước 1: sản xuất file thống trị kho trực tiếp trên google Sheets hoặc sở hữu lên tệp tin mẫu gồm sẵn

– tạo file cai quản kho sản phẩm trực tiếp trên google Sheet:

Sau khi click thì Google Sheets sẽ tự động hóa tạo 1 tệp tin Excel mới tính bên trên trình ưng chuẩn của bạn

– cài đặt lên file chủng loại đã có sẵn lên google sheets

Sau kia click vào nút “Mới”Tiếp đến, bấm vào “Tải tệp lên”, khi hành lang cửa số chọn file hiện lên, bạn chỉ cần chọn file rồi cài đặt lên là xong

Bước 2: chia sẻ cho nhiều người dân và sửa đổi quyền truy nã cập

Bước 2: nhấp chuột phải vào file bắt buộc chia sẻBước 3: nhận nút “Chia sẻ”Bước 4: Khi cửa sổ hiện lên, bạn hãy nhập địa e-mail của người được phân quyền và chọn quyền chỉ được xem như (View-only) xuất xắc được chỉnh sửa (Edit) hoặc comment (Comment)Bước 5: nhận “Xong” nhằm hoàn tất việc phân quyền người tiêu dùng bằng google sheet

Bước 3: Khai báo danh mục, nhập liệu cùng xem báo cáo

Khi đã gồm file quản lý kho với hoàn tất câu hỏi phân quyền cho những người truy cập, bây giờ chúng ta có thể tiến hành nhập liệu và cai quản kho bằng những hàm tính toán mà shop chúng tôi đã đề cập bên trên.

Các mẹo khi làm chủ kho hàng bằng Excel hoặc Google Sheets


*

Excel là lựa chọn thay thế cho các phần mềm thống trị kho, tương xứng với các doanh nghiệp có số lượng hàng hóa không thật lớn. Cùng với bộ hiện tượng và tính năng 1-1 giản, excel giúp những doanh nghiệp quản lý tồn kho cùng với mức giá thành phải chăng và thao tác làm việc vô cùng đơn giản. Dưới đây là các mẹo để chúng ta cũng có thể quản lý kho bằng Excel đơn giản và hiệu quả.

Tránh những lỗi bởi vì kiểm kê Excel

Một một trong những lý do khiến cho các công ty lớn không thực hiện Excel để thống trị kho đó là vì phương tiện này liên tiếp mắc lỗi. Trên thực tế rất cực nhọc để tìm kiếm ra lý do gây ra lỗi trên bảng tính và tài liệu cứng, trừ khi bạn biết đúng mực các lỗi này bắt đầu từ đâu cùng tìm tìm chúng. Phương pháp duy nhất để tránh chứng trạng lỗi bên trên excel là tự review và kiểm tra từng ngày nhằm sút thiểu các sai sót.

Cập nhật tức thì lập tức

Để tránh các sự nắm đáng tiếc, nhà quản lý cần đảm bảo an toàn bất cứ nhân viên cấp dưới nào tiến hành xử lý deals đều phải cập nhật dữ liệu trên excel tức thì lập tức. Excel không hẳn là giải pháp làm chủ kho theo thời hạn thực, vì vậy số liệu và các giá trị tồn kho trên thực tiễn thường không gần cạnh với số liệu nằm trong bảng tính. Nhà thống trị cần yêu cầu thường xuyên cập nhật dữ liệu về sản phẩm tồn kho thực tế để bảo đảm an toàn có đủ con số hàng hóa cung cấp ra thị trường.

Thường xuyên tích phù hợp dữ liệu


*

Hàng tháng, những doanh nghiệp yêu cầu dành thời gian tích thích hợp và update lại dữ liệu để tạo ra biểu đồ gia dụng phác thảo số lượng hàng hóa đẩy ra theo từng kỳ. Các bước này buộc phải được thực hiện hàng tháng, mặt hàng quý, đặc trưng vào các thời hạn cao điểm như lễ tết hoặc có chương trình khuyến mãi. Một trong những hạn chế bự của Excel đó là không thể đưa ra report và đối chiếu theo thời gian. Tuy nhiên, nếu người dùng dành thời gian để tích hợp tài liệu vào bảng tổng phù hợp thì vụ việc sẽ được thuận tiện giải quyết. Câu hỏi này mặc dù tốn thời hạn nhưng lại mang đến hiệu quả khá khả quan, góp doanh nghiệp có thể theo dõi và thống kê giám sát doanh số bán sản phẩm theo từng giai đoạn.

Xem thêm: Văn Khấn Ngày Giỗ Ông Bà Nội Ngoại, Tổ Tiên, Văn Khấn Ngày Giỗ Thường Cho Cha Mẹ, Tổ Tiên

Đánh giá dữ liệu

Quản lý kho bằng Excel miễn tầm giá giúp doanh nghiệp hoàn toàn có thể theo dõi không khí kho hàng. Mặc dù nhiên, để chính sách này có đến kết quả cao nhất, nhà quản lý cần bảo đảm theo dõi kho và đo lường một biện pháp hợp lý. Việc xem xét kỹ lưỡng các số liệu mà ai đang sử dụng trong đo lường và tính toán sẽ đảm bảo mang đến những thông tin bao gồm xác, hạn chế các sai sót và giúp tiết kiệm thời gian.

Kiểm kê và đánh giá tổng quan

Quản lý kho bởi Excel cần nhân lực để nhập dữ liệu, hoặc doanh nghiệp lớn cần liên kết máy quét mã vun với hệ thống bảng tính. Nói cách khác rằng ko phải toàn bộ các hoạt động trên Excel gần như được tự động hóa hóa. Cũng chính vì vậy, sử dụng Excel hay dẫn đến những rủi ro vị trong quy trình nhập liệu mắc lỗi hoặc do người tiêu dùng sắp xếp lại không ít lần, hay vì chưng mức lợi nhuận bị đánh giá quá cao hoặc quá thấp. Điều này xảy ra rất có thể khiến thừa trình cai quản kho của công ty bị loại gián đoạn, thậm chí xẩy ra sự cố. Cũng chính vì vậy, nhà thống trị cần nên theo dõi phần đa thứ và bình chọn lại số liệu từng ngày.

Ưu cùng nhược điểm của việc cai quản kho bởi Excel/Google Sheets


Quản lý kho bởi file Excel có một vài ưu điểm yếu kém như sau:

Ưu điểm

Thao tác rất đơn giản và dễ dàng và dễ dàng sử dụngTính phổ thông cao, hoàn toàn có thể tải và sử dụng miễn phí, từ này sẽ tiết kiệm giá cả sử dụngCó thể dữ thế chủ động thêm giảm dữ liệuThích phù hợp với các công ty vừa và nhỏ với quy trình quản lý bán sản phẩm đơn giản

Nhược điểm

Dữ liệu ko được bảo mật, ảnh hưởng đến những thông tin đặc biệt của doanh nghiệpChỉ tương xứng xử lý khi có dung lượng nhỏ. Khi những nghiệp vụ tăng lên tốc độ xử lý dữ liệu bị chậm điKhông cung cấp thống kê số liệu và report chi tiếtExcel làm chủ kho solo giản, chỉ cho 1 người thao tác trên một bảng tính. Doanh nghiệp sẽ đề xuất tốn thêm nhân lực và thời gianKhông thể lập hóa đơn, trường đoản cú đó giảm bớt việc link với các thiết bị buôn bán hàngNhập liệu một bí quyết thủ công, mất thời hạn và dễ sai sótQuản lý nợ công với khách hàng và nhà cung ứng dễ bị nhầm lẫnKhông thường xuyên cập nhật số liệu cùng với các bộ phận khác

Với những doanh nghiệp lớn có nhiều số liệu, nghiệp vụ bán hàng phức tạp và số lượng hàng hóa, quý khách nhiều, thì excel rất khó đáp ứng. Người thống trị sẽ khó khăn theo dõi bởi tin tức rời rạc. Điều này dẫn mang đến không thể tiến hành được việc liên kết số liệu nhằm xây dựng report chi tiết.

Những tại sao bạn đề xuất chuyển sang thực hiện phần mềm làm chủ kho chăm nghiệp

Sử dụng phần mềm làm chủ kho sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách nguồn nhân lực, thời gian, túi tiền và đưa về rất nhiều công dụng khác nữa.

Tiết kiệm nguồn nhân lực


Chi phí tổn về nhân sự vô cùng tốn nhát khi có một khối lượng lớn các món đồ cần quản lý vì dịp ấy, công ty cần không ít nhân viên thao tác tại kho. Nếu sử dụng những phần mềm quản lý kho chăm nghiệp, những công ty chắc hẳn rằng sẽ cắt giảm được tối nhiều phần lượng nhân viên; đôi khi tạo đk cho việc quản lý nhân sự trở nên tiện lợi và hiệu quả.

Quản lý đúng mực số lượng mặt hàng tồn kho

Khi sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng, ngoài vấn đề tối ưu hóa chuyển động lưu kho, tận dụng buổi tối đa không gian lưu trữ vào kho thì còn giúp doanh nghiệp thống trị số lượng mặt hàng tồn kho vô cùng đúng mực dựa vào những thông tin về mẫu mã mã, số lô, quy cách, hạn sử dụng,…

Việc luôn nắm chắc con số sản phẩm, số các loại mặt hàng sẽ giúp công ty luôn đáp ứng đủ nhu mong của khách hàng. Rộng nữa, với phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, nhà làm chủ sẽ tất cả cái nhìn toàn diện nhất về lượng mặt hàng tồn ở tất cả các kho, từ đó giúp giảm tồn kho tới cả tối thiểu, tránh câu hỏi ứ đọng vốn núm định.

Quản lý cụ thể và định nút từng các loại mặt hàng

Các phần mềm cai quản kho hàng hiện thời đều bao gồm hỗ trợ quản lý các mặt hàng trong kho theo khá nhiều đơn vị đo lường khác nhau (m, cm, tấn, tạ, yến, kg, thùng, bao, chai, lọ,…), nhờ đó việc quản lý một cách đúng đắn định mức sản phẩm & hàng hóa trong kho trở nên đơn giản và dễ dàng và nhanh lẹ hơn lúc nào hết.


Chẳng hạn, trong kho vật tư của một công ty sản xuất và cung cấp thuốc và vật dụng y tế: tất cả 100 thùng dung dịch Panadol, 150 hộp thuốc Bionic. Những thông số này sẽ hầu như được quản lý một cách thuận tiện trên phần mềm quản lý kho.

Ngoài ra, khi links với các ứng dụng kế toán thì phần mềm thống trị kho còn có thể hỗ trợ việc thống kê giám sát lượng nguyên liệu, thiết bị tư trước lúc đưa vào sản xuất, tính toán túi tiền sản phẩm, tính định mức vật tư cho một thành phầm cụ thể.

Cung cấp report chi huyết tức thì

Hiện nay, những phần mềm làm chủ kho đều có công dụng lập báo cáo với nội dung và vẻ ngoài theo nhu cầu của fan dùng, dựa trên các dữ liệu được update liên tục bên trên phần mềm. Các report có thể được biểu thị dưới hình thức sơ đồ, bảng biểu, biểu đồ nhằm biểu diễn những thông số, dữ liệu trong report từ đó mang đến cái chú ý sinh động, trực quan nhất cho những người xem.

Ngoài ra, nhân viên cấp dưới kế toán kho hoàn toàn hoàn toàn có thể xuất report ra file excel dễ dàng dàng.

Đảm bảo bình yên thông tin nhờ nhân tài phân quyền mạnh mẽ mẽ

Các phần mềm cai quản kho có tác dụng phân quyền cho nhân viên theo chức vụ, quyền hạn của chúng ta trong doanh nghiệp. Có nghĩa là không phải ai ai cũng được cấp cho quyền truy vấn vào tất cả các module, hoặc có thể bị giới hạn làm việc với dữ liệu, có những dữ liệu, nhân viên cấp dưới chỉ có thể xem nhưng mà không sửa hoặc xóa được.

Giới thiệu phần mềm annexsport.store cùng Module thống trị kho

Về annexsport.store


annexsport.store là 1 phần mềm hoạch định mối cung cấp lực doanh nghiệp lớn được xây dựng dựa vào Odoo – phần mềm ERP phổ biến hàng đầu thế giới cùng với nhiều điểm mạnh vượt trội. annexsport.store được cải tiến và phát triển với rộng 30 phân hệ cốt lõi, 1000 ứng dụng tùy chỉnh thiết lập linh hoạt cùng với mạng lưới lên tới mức 4.5 triệu người dùng trên toàn chũm giới.

Ưu điểm của annexsport.store

– giải pháp toàn diện

annexsport.store cung ứng đầy đầy đủ các chiến thuật quản trị cho một doanh nghiệp. Toàn bộ các ứng dụng và module này được tích hợp đồng điệu trên cùng một hệ thống.

– giá thành triển khai thấp

Dựa trên căn cơ mã mối cung cấp mở (Open source), annexsport.store cho phép các doanh nghiệp thực hiện với bỏ ra phí thuở đầu tương đối thấp, thậm chí thấp hơn những so với giải pháp ERP khác.

– gốc rễ dễ mở rộng

Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể dễ dàng tích hòa hợp thêm ứng dụng của mặt thứ 3 (chẳng hạn: thương mại dịch vụ vận chuyển, cổng thanh toán,…), đồng thời thiết lập ứng dụng sẵn tất cả hoặc thêm người tiêu dùng mới.

– hình ảnh dễ sử dụng

Với bối cảnh kéo thả tương thích với website và các thiết bị di động, annexsport.store giúp người tiêu dùng quản lý công việc một cách công dụng và nhanh chóng hơn.

Module quản lý kho của annexsport.store

Hiện nay, việc áp dụng phần mềm làm chủ hoạch định mối cung cấp lực công ty lớn (ERP), điển trong khi Inventory annexsport.store để quản lý các vận động kế toán kho đang trở nên thịnh hành với các doanh nghiệp vào thời đại 4.0.

Được chế tạo dựa trên nền tảng Odoo ERP hàng đầu, annexsport.store cùng với module Inventory được không ít doanh nghiệp tin cẩn và sử dụng nhờ những tính năng nổi bật sau đây:

Quản lý sản phẩm tồn kho kép, cho phép người sử dụng hoàn toàn có thể truy xuất nguồn gốc một cách không hề thiếu từ nhà cung ứng đến khách hàng hàng. Tất cả mọi tài liệu đều được tổng hợp cùng cập nhất theo cài đặt của fan sử dụng.Cho phép gói gọn và chuyên chở những deals có hoặc không có mã vun (QR code, barcode), chuẩn bị đơn đặt hàng theo tính khả dụng của sản phẩm.Quản lý tất cả kho hàng trên thuộc một khối hệ thống và sử dụng các quy tắc cung ứng giữa các kho.Sử dụng thiết bị quét mã vạch đến mọi hoạt động kiểm kê từ sản phẩm tồn kho, lô hàng mang lại đơn đặt hàng đóng gói, v.v.Kiểm soát thời hạn xử lý vận dụng công nghệ auto hóa các giao dịch sản phẩm tồn kho, nâng cao tính phân minh trong các hoạt động sản xuất gớm doanh.Hỗ trợ các món đồ có tính năng khác nhau: thành phầm vật lý, mặt hàng tiêu dùng, thành phầm kỹ thuật số với dịch vụ. Người sử dụng hoàn toàn có thể thêm nhiều tùy chỉnh cần thiết để đáp ứng nhu cầu nhu mong kinh doanh.Sử dụng điểm đặt đơn hàng và RFQ tự động hỗ trợ buổi giao lưu của chuỗi cung ứng kết quả hơn.Hệ thống làm chủ kho annexsport.store hỗ trợ FIFO (Hàng nhập trước phân phối trước), giá trung bình với giá tiêu chuẩn chỉnh cho các phương pháp tính chi phí sản phẩm.

Lời kết

Có thể nói excel làm chủ kho là chiến thuật tối ưu giành riêng cho các cửa hàng và công ty lớn nhỏ. Tuy nhiên quy mô chuyển động phát triển, các doanh nghiệp sẽ đề xuất đến phần mềm làm chủ kho chuyên được sự dụng để giúp tự động hóa hóa các quy trình nhập và cách xử lý dữ liệu. Hy vọng bài viết này đã mang lại cho chính mình những tin tức hữu ích. Nếu còn bất kỳ câu hỏi nào, hãy nhằm lại comment dưới nội dung bài viết này để annexsport.store hoàn toàn có thể hỗ trợ bạn nhanh chóng nhé!